米国の証監会| SEC 17a(3,4)
仲買人または販売店は必ずファイルあるいは記録を3～6年間記憶しなければならなくて、その先の2年間、これらのファイルは必ずすぐアクセスできる所に記憶しなければなりません。すべてのファイルと記録は必ず時間の情報を持たなければならなくて、再書いたり、消去したりしてはいけないフォーマットで記憶、組織、索引します、オリジナルと写しは別々に記憶します。索引もコピーされてそしてオリジナルと別々に記憶するべきで、いつでも調べられて、しかもファイルと記録と同じにできるだけ長い時間を記憶するべきです。

NASD規則2210
お客様あるいは公衆に提供するすべての販売ファイルと通信記録(電子メールを含める)は少なくとも必ず3年間を記憶しなければならなりません。時間はファイルを使用し始めた時から計ります、内容はファイルを用意する人の名前と/あるいはそのファイルの使用を許可する人の名前を含めるべきです。審査のために、以前の推薦あるいは真実な取引に関わる完備の通信記録(電子メールを含める)は１つの簡単にアクセスできる位置に記憶するべきです。

NASD規則2711
書面あるいは電子通信を問わず、すべての研究報告に何かは会社の資本証券あるいは産業分析、それに、投資決定に十分な情報を提供するなら、その資料は必ず発表する日から3年間記憶しなければなりません。

NASD規則3010
登録したことのある代表の監視、管理活動にシステム（メールとウェブサイトの使用を含める）を１つ創立して、守るべきです。公衆の投資銀行あるいは証券業務に関わる書面または電子通信を評価するために、書面のプログラムを設計するべきです。もし電子あるいは人工の事前評価をしなければ、適切な監視管理プログラムを制定するべき、そしてこのプログラムを監視し、テストします、このプログラムを理解させて、しかも従業員に対する教育を記録します。投資銀行あるいは証券業務に関わるすべての通信は記憶され、しかもこの通信を用意、評価する人の名前を含めるべきです、それから、NASDは簡単に記録を調べることができるはずです。ブローカー/ブローカーの業務行為、監視管理システム、お客様のアカウントと事務室の検査などへの年度評価は必要です。

全米証券取引商人協会の行為規定 (NASD 3110)
すべての帳簿、勘定書、記録、覚書き、通信記録は全部SEC Rule　17a-4によるフォーマットで記憶するべきです(つまり、再書かいたり、消去したりすることはしません、しかも時間のマークもあります)。ブローカー/ブローカー業務と関わるすべてのメールとインターネット通信は少なくとも3年間記憶しなければなりません、その先の2年間は必ず簡単に調べられる所に記憶しなければなりません。

Sox案(Sarbanes-Oxley Act)
上場企業は電子記録とメールを含めて、すべての業務記録を少なくとも5年間記憶しなければなりません。それに、上場企業と公認会計士事務所は必ず審査と評価の基礎を構成する審査報告、ファイルとその結論を証明する情報を少なくとも7年間記憶しなければなりません。つまり、審査報告と財務管理に関わる電子メール通信は少なくとも7年間記憶しなければなりません。

投資顧問法
投資顧問は1934年制定した証券取引法案に従って、記録を生成して、記憶するべきです。必要の時（公衆の利益あるいは投資家の利益を保護するため）、証監会はこれらの記録を検査することができます。投資顧問は同じく調べやすい所で帳簿を、最後の条目の財政年度の年末から計って、少なくとも5年間記憶しなければなりません、その先の2年間は投資顧問の事務室に記憶します。

IDA 29.7(カナダ投資仲介人協会)
メールを含めて、お客様のすべての通信記録と関連ファイル、は生成した時から計って、必ず5年間記憶しなければなりません。それに、販売方面のすべてのファイルとドキュメントは形成してから必ず2年間記憶しなければなりません。アーカイブの販売ファイルと通信記録は協会がいつでも簡単に調べられるように記憶します。

ページのトップへ